Pourquoi la conservation des justificatifs est essentielle pour un dirigeant

En tant que dirigeant d’entreprise ou professionnel libéral, vous êtes responsable de la bonne tenue de votre comptabilité et de la justification des données déclarées à l’administration fiscale. En cas de contrôle, l’administration peut exiger tout document permettant de vérifier la cohérence entre vos déclarations et votre activité réelle. Conserver les bons justificatifs, au bon endroit et pendant la bonne durée, est donc un véritable enjeu de sécurité fiscale.

Une erreur, une perte de document ou une conservation insuffisante peuvent entraîner des redressements, des requalifications, voire des pénalités importantes.

Quelles sont les durées légales de conservation ?

La durée de conservation des documents dépend de leur nature et de votre statut juridique. En matière fiscale, les entreprises doivent conserver leurs documents pendant 6 ans à compter de la date de la dernière déclaration à laquelle ils se rapportent (article L102 B du Livre des procédures fiscales).

Cependant, certains documents doivent être conservés 10 ans pour des raisons comptables ou sociales. Il est donc prudent d’adopter une approche globale.

Voici quelques repères utiles :

• Factures clients et fournisseurs : 10 ans
• Pièces comptables (bilans, journaux, grands livres) : 10 ans
• Déclarations fiscales et sociales (TVA, IS, IR, CVAE, DSN…) : 6 ans
• Contrats commerciaux, baux, prêts, conventions : 10 ans
• Documents bancaires (relevés, chèques, bordereaux) : 10 ans
• Registres juridiques (AG, rapports de gestion) : 5 à 10 ans selon la forme juridique
• Bulletins de paie et registres du personnel : 5 ans minimum (jusqu’à 50 ans pour certaines obligations sociales)

Quels justificatifs éviter de jeter trop vite ?

Certains documents paraissent anodins mais peuvent s’avérer essentiels en cas de contrôle fiscal :

• Notes de frais : doivent être accompagnées de justificatifs (tickets, factures nominatives, trajets détaillés, etc.)
• Frais de véhicule : justificatifs kilométriques, cartes grises, attestations d’affectation du véhicule
• Dons ou parrainages : factures, conventions, photos ou preuves d’exposition
• Travaux ou achats matériels : pour justifier des amortissements
• Prestations de service : devis, factures, rapports d’intervention

En cas d’absence de justificatif, l’administration peut considérer la charge comme non déductible, ou appliquer une réintégration fiscale.

Papier ou numérique : que dit la réglementation ?

Depuis la loi de finances rectificative de 2016 et le décret n°2017-1416, les entreprises peuvent conserver leurs justificatifs sous format numérique, à condition que :

• le format soit conforme (PDF/A ou autre norme acceptée),
• le document soit lisible, intègre et non modifiable,
• la copie soit réalisée dans des conditions garantissant l’authenticité,
• la conservation respecte les délais légaux.

La numérisation facilite l’accès aux documents en cas de contrôle, mais elle n’exonère pas de l’obligation de conservation. Il est donc essentiel de mettre en place une gestion documentaire sécurisée, avec sauvegarde et archivage structurant.

Que se passe-t-il en cas de contrôle ?

Lors d’un contrôle fiscal (sur place ou sur pièces), l’administration peut demander à accéder à tout justificatif se rapportant aux déclarations d’impôts, charges, déductions ou amortissements.

L’absence de justificatif peut entraîner :

• le rejet de la déductibilité de certaines charges,
• des redressements,
• des pénalités et intérêts de retard,
• une remise en cause de régimes fiscaux particuliers (intégration, exonération, crédit d’impôt).

A contrario, une bonne organisation documentaire permet de répondre rapidement, d’apaiser la relation avec l’administration et de protéger la position fiscale de l’entreprise.

Le rôle de l’expert-comptable dans la gestion des justificatifs

Un expert-comptable ne se limite pas à la tenue des comptes. Il participe activement à la mise en place d’une politique documentaire conforme, efficace et pérenne.

Chez Cabinet Desbrosse, nous accompagnons les dirigeants de TPE/PME et de professions libérales dans :

• l’organisation des flux de factures et de justificatifs,
• la mise en place de solutions de numérisation validées par l’administration,
• la vérification régulière des pièces comptables,
• la préparation en amont des éventuels contrôles.

Conclusion

La conservation des justificatifs n’est pas une formalité administrative. C’est un gage de sérénité pour le dirigeant. En cas de contrôle, pouvoir fournir les bons documents au bon moment fait toute la différence.

Une entreprise bien accompagnée est une entreprise prête. Pour anticiper plutôt que subir, mieux vaut faire le point avec son expert-comptable.